Большинство современных компаний поддерживает связь с клиентами благодаря использованию Интернета: электронная почта, социальные сети и мессенджеры. Это в разы облегчает процесс контактирования с общественностью, но и вызывает некоторые проблемы с безопасностью и доверием. Мошенники могут использовать имя организации для обмана пользователей. Поэтому аккаунты компаний должны выглядеть уникально и подтверждать официальность. Для этого используются корпоративные почтовые адреса с доменом компании. Они позволяют не только подтвердить, что данный канал связи ведет напрямую к организации, но и подчеркивают ее серьезность и представительность.
Корпоративная почта: определение и создание
Вам будет интересно:Как открыть экранную клавиатуру
Если вы задумались над тем, как создать корпоративную электронную почту, то будет полезно сначала разобраться, что это и каким образом можно решить поставленную задачу.
Корпоративная почта – это такая система электронных почтовых адресов, которая управляется администрацией компании, имеет отдельный домен в адресе после знака @ и обладает определенными выделенными ресурсами для ведения бизнеса: общий календарь, облачное хранилище, автоматическая рассылка. Такая почта предоставляет и другие возможности, такие как управление аккаунтами сотрудников, создание их и использование коротких и простых адресов почтовых ящиков.
Вам будет интересно:Как перевести doc-файл в .pdf
Множество хостеров предлагают своим клиентам собственные корпоративные почтовые сервисы. Также можно создать почтовый сервер, купив специальное оборудование или разместив его на облачном сервере. Но, пожалуй, самым простым и недорогостоящим способом будет использование услуг крупных почтовых сервисов от Google или "Яндекса".
Регистрация домена
Первое, о чем нужно подумать после вопроса «как создать корпоративную почту со своим доменом», это создание собственного домена. Сделать это можно у специальных регистраторов или хостеров, которые сдают в аренду доменные имена. Для этого нужно выбрать, в какой зоне будет ваш домен. Сейчас таких существует огромное множество: от национальных (.ru, .ua, .de) и территориальных (.su, .eu) до связанных с занятиями и интересами (.online, .run, .website, .club, .game, .jobs). Различных зон существует более 1000, а цена аренды может варьироваться от 100 до сотен тысяч рублей в зависимости от эксклюзивности и редкости зоны.
Вам будет интересно:Как восстановить случайно удаленные данные в 2018 году
Кроме того, если желаемое имя домена уже занято, то можно попробовать перекупить его, но тогда цена вопроса будет не меньше нескольких десятков тысяч рублей. Но это того стоит, если вы планируете также создание или перенос сайта под этот домен.
Как только создать корпоративный домен почты удалось, можно задуматься над работой почтового сервера.
Механизм почтового сервера с вашим доменом
Для того чтобы заняться созданием почты, необходимо представлять хотя бы основы работы почтового сервера.
Почтовый сервер необходим для отправки и получения электронных писем. Он использует специальные настройки домена, чтобы установить соединение с сервером получателя. Эти настройки называются MX-записями и предоставляют информацию для программы, какие сервера принимают входящие письма для данного домена. Для получения писем сервер тоже связывается с доменом отправителя и анализирует данные из SPF-записей, которые указывают, какой сервер может использовать домен для отправки сообщений. Домен проверяется и по наличию DKIM-ключа, подтверждающего безопасность источника.
Таким образом, ваш домен должен иметь корректные MX и SPF-значения в DNS, для того чтобы работать с почтовым сервером. Почтовых серверов существует большое количество, но самые доступные, надежные и защищенные являются в то же время и самыми популярными – это сервисы Google и "Яндекс". Их преимущества в бесплатном хостинге (постоянно для "Яндекса" и 2 недели для Google) почтового сервера для домена, профессиональной и своевременной поддержке, постоянном сопровождении в работе с почтой.
Как создать корпоративную почту в "Гугле"?
Начать пользоваться корпоративной почтой от Google можно после регистрации в специальном сервисе для бизнеса – G Suite. Для этого необходимо перейти на страницу сервиса и указать следующие данные:
- Название компании.
- Количество сотрудников.
- Доменное имя (при отсутствии есть возможность регистрации прямо со страницы сервиса).
- Номер телефона.
- Почтовый адрес, который вы регулярно проверяете.
Зарегистрировавшись, пользователь получает возможность к дальнейшей настройке корпоративной почты.
Но прежде всего необходимо подтвердить право собственности на домен. Удобно, что Google определяет регистратора и дает рекомендации по настройке DNS именно у него для подтверждения. Это можно сделать 4 способами:
Первый способ предполагает добавление в DNS-настройках домена контрольной записи TXT, которую предоставит G Suite. Второй и третий способы отличаются от первого лишь типом записи. А четвертый можно выполнить только при наличии сайта: необходимо создать страницу с определенным названием (задается сервисом) и добавить на нее указанный проверочный код.
После подтверждения становятся доступны настройки корпоративной почты.
Настройки и возможности почты от Google
Google предоставляет много различных дополнительных параметров и функций для настройки, причем все они платные. Следует учесть:
- Во-первых, для повышения уровня защиты можно включить такие функции, как система единого входа. Это позволяет осуществлять авторизацию сотрудников в почтовых аккаунтах с помощью веб-страницы для входа конкретно данных людей. Или, например, управление паролями, которое позволит восстанавливать утраченные или изменять пароли сотрудников. А также управление API Google, что дает возможность отключать сторонние сервисы от почтового ящика и диска.
- Во-вторых, можно добавлять пользователей в систему почты. Для этого необходимо в соответствующей панели нажать на значок «+» и ввести информацию о работнике, указав новый почтовый адрес в вашей системе и задав исходный пароль. Используя эти данные, он сможет войти в свой корпоративный аккаунт.
- В-третьих, при необходимости для почтовых адресов можно создавать псевдонимы. То есть вторые адреса, письма с которых будут пересылаться на исходный.
- В-четвертых, для общения сотрудников существует опция организации групп и массовых рассылок.
Помимо почтового аккаунта, все сотрудники получат от 30 Гб дискового пространства, синхронизированный календарь, аккаунт в Google+ и доступ ко всем сервисам Google.
Как создать корпоративную почту в "Яндексе"?
Для этого необходимо проделать практически аналогичные действия, что и для сервиса Google. Нужно зарегистрировать домен в "Яндекс.Почте", подтвердить, что он принадлежит вам (через html-код и через настройки MX) и приступить к настройкам.
Есть небольшое отличие – "Яндекс" предлагает пользователю делегировать свой домен под управление поисковым гигантом, чтобы избежать настроек DNS вручную. Это можно сделать через сайт регистратора, следуя подробной инструкции "Яндекса".
Сделав все это, можно начать узнавать о всех возможностях бесплатной почты для домена от "Яндекса".
Настройки и возможности почты на "Яндексе"
Первое, что предложит сделать "Яндекс", – это добавить DKIM-запись для вашего домена, чтобы письма успешнее проходили проверку на спам.
Создавать аккаунты для сотрудников здесь тоже просто: указываете имя, адрес и исходный пароль. Эти данные помогут войти в аккаунт. Администрирование аккаунтов позволяет изменять личные данные, менять пароль и статус пользователя в корпоративной системе.
"Яндекс" дает возможность создавать до 1000 почтовых адресов, их владельцам пользоваться дисковым пространством и другими сервисами, как обычному пользователю. А администратор может создавать массовые рассылки и чаты, псевдонимы для адресов и систему единого входа.
Итог
Совершить такой важный шаг, как решение создать корпоративную почту, на пути к формированию представительной и солидной команды, которую узнают и с которой хотят иметь дело, – вот к чему должна стремиться каждая амбициозная компания. И это не требует больших вложений: используя почтовый хостинг двух крупнейших компаний в сфере интернет-технологий, можно организовать собственную систему корпоративной почты. Причем если ограничения бесплатного "Яндекса" стали для компании ощутимыми, то существует возможность безболезненной интеграции с платным сервисом G Suite, в котором эти недостатки снимаются.
